Organisationen sicher führen
Soziale gemeinnützige Organisationen und Bildungsträger leisten einen wichtigen Beitrag zur Erfüllung unseres gesellschaftlichen Versprechens, dass niemand zurückbleiben soll. Sie ermöglichen, dass Menschen am Rande der Gesellschaft am Leben teilhaben können, niemand wegen seiner Herkunft, seiner Fähigkeiten oder Beeinträchtigungen diskriminiert wird und dass benachteiligte Menschen - wo möglich - ein Leben in Selbstbestimmung und unter würdigen Bedingungen führen können. Damit leisten gemeinnützige Organisationen mit viel Fachkenntnis und Engagement einen wichtigen Beitrag zum Zusammenhalt unserer Gesellschaft.
Die Erwartungen an die Führung einer gemeinnützigen Organisation hoch. Vorstand und Geschäftsführung müssen ihrer Aufgabe umsichtig nachgehen.
Anforderungen an gemeinnützige Organisationen (Compliance)
Um ihren Auftrag zu erfüllen, arbeiten gemeinnützige Organisationen mit öffentlichen Mitteln und Spenden. Die Erwartungen der Öffentlichkeit an ethisch einwandfreies Verhalten der Verantwortlichen gemeinnütziger Einrichtungen sind besonders hoch. Es besteht die berechtigte Erwartung, jeglicher Form der Veruntreuung oder Korruption vorzubeugen sowie Mitarbeitende und Empfänger:innen von Hilfe vor missbräuchlichen Handlungen effektiv zu schützen.
Anforderungen ergeben sich zudem aus den geltenden Gesetzen, z.B. aus dem Sozialversicherungsrecht, den Vorgaben zum Arbeitsschutz, Jugendschutz, Hygienevorschriften oder auch zum Brandschutz. Für gemeinnützige Träger, die mit Spenden wirtschaften, besteht die Erwartung, Transparenz über eine sachgerechte und sparsame Mittelverwendung herzustellen.
Risiken gemeinnütziger Organisationen
Jede Organisation unterliegt bestimmten Risiken. Mittel können veruntreut werden. Menschen, die Hilfe erfahren sollen, kann durch missbräuchliches Handeln Schaden zugefügt werden.
Gelingt es einer gemeinnützigen Organisation nicht, dem Verlust von Mitteln z.B. durch Veruntreuung vorzubeugen, ist der wirtschaftliche Schaden groß. Verloren gegangene Mittel lassen sich nicht ersetzen. So bedeutet ein Mittelverlust unmittelbar eine Einschränkung der Leistung für die Zielgruppe und trifft damit oft besonders vulnerable Gruppen.
Ein Mittelverlust oder missbräuchliches Handeln können einhergehen mit einem Vertrauensverlust der Mittelgeber und in einem Dominoeffekt dazu führen, dass die Mittel für die Arbeit gekürzt werden, und so die Leistungsfähigkeit der Organisation zum Nachteil der Begünstigten stark eingeschränkt wird bis zur Gefährdung der Arbeitsplätze von Mitarbeitenden.
Eine gemeinnützige Organisation sicher aufstellen, Arbeit und Begünstigte schützen
Mit einigen wenigen Prinzipien kann man eine Organisation effektiv schützen. Transparenz und eine Balance von Vertrauen und Kontrolle, v.a. ein durchgängiges 4-Augenprinzip, schützen vor Veruntreuungen und sind zentraler Bestandteil eines internen Kontrollsystems. Dieses greift nicht nur bei allen Finanztransaktionen, sondern umfasst idealerweise auch zentrale Abläufe im Personalwesen, der Beschaffung und ggf. Lagerhaltung oder dem Fuhrparkmanagement sowie bei der eigentlichen fachlichen Arbeit der Organisation.
Mit einem von der Leitung vorgelebten Leitbild oder Verhaltenskodex lassen sich ethische Werte und Prinzipien der Arbeit vermitteln. Ergänzt durch geeignete Möglichkeiten, beobachtete oder vermutete Missstände zu melden, lässt sich Schutz für die Begünstigten der Arbeit der Organisation herstellen. Geschäftsführung und/oder Vorstand sind dafür verantwortlich, Vorkehrungen zu treffen, die geeignet sind, die Organisation und ihre Mitarbeitenden und Begünstigten zu schützen.
Mit einer Organisationsprüfung Risiken ermitteln und mitigieren
Eine Organisationsprüfung (Revision) ist ein bewährtes Instrument, um Vorstand und Geschäftsführung einer sozialen Organisation einen guten Überblick zu geben, ob die eigene Organisation sicher aufgestellt ist und den vielfältigen externen Anforderungen entspricht und das Vermögen und die finanziellen Mittel der Organisation sowie die Mitarbeitenden und die Empfänger:innen sozialer Hilfeleistungen gut gegen missbräuchliche Handlungen geschützt sind.
Mit den gewonnenen Erkenntnissen aus einer Prüfung lässt sich ein transparentes allen verständliches Schutzsystem in der Organisation vervollständigen.
Im Ergebnis ist die Organisation gut und sicher aufgestellt und kann als starker Akteur der Zivilgesellschaft wichtige soziale Leistungen erbringen.
Wann ist ein guter Moment, um eine Organisationsprüfung durchzuführen?
Nimm Kontakt auf!Wechsel/Neu in der Geschäftsführung einer gemeinnützigen Organisation?
Ein sehr guter Zeitpunkt, alles auf den Prüfstand zu stellen, ist oft, wenn es einen Wechsel in der Geschäftsführung gibt. Die/der Vorgänger hat die Organisation aufgebaut, viele gute Strukturen entwickelt, nun übernimmt jemand neu die Verantwortung. Rund um den Wechsel kann kann eine Organisationsprüfung helfen. Ihr richtet ganz konzentriert für wenige Tage den Fokus auf alle Prozesse, seht klar die größten Schwachstellen und könnt bereits die wichtigsten Schritte zur weiteren Professionalisierung einleiten.
Die Organisation ist zuletzt stark gewachsen?
Wenn eine Organisation erfolgreich arbeitet und ihre Leistungen nachgefragt sind, wächst ihr Portfolio. Mehr Mitarbeitende kommen an Board, die Struktur der Organisation wächst und die wesentlichen Prozesse müssen angepasst werden.
Nach einer Phase des Wachstums ist ein sehr guter Moment, sich mit einer Organisationsprüfung zu vergewissern, dass die Organisation weiter gut und sicher aufgestellt ist.
Der beste Zeitpunkt ist jetzt!